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おばさん社労士の発信基地 きぼうという名の事務所です。

開業してからまる14年「発信する社労士」を目指して「独立独歩」「自主自立」の活動をつづるブログです。

労働基準法再読(24)記録の保存

当地は、先週後半から寒い曇天が続いています。
金曜日には積もるほどではありませんでしたが朝から雪が降りました。
金曜日は、諸般の事情から更新をサボってしまいましたので、今日は少しは真面目な記事を書こうと思います。
労働基準法は使用者に様々な義務を課していますが、その中に記録の保存というものがあります。労働者名簿、賃金台帳などの労働関係の重要書類について3年間の保存を義務づけています。(注1)
法律では3年間だからといって、3年であっさり処分してしまうのはちょっとやめた方がよいと私は思っています。
賃金債権については2年の時効がありますが(退職手当については5年)、一般的な債権について、例えば使用者としての安全配慮義務などについては10年が時効だからです。
〔注1〕使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇い入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

未払い残業代ばかりではなく、メンタルヘルス不全で休職又は退職した社員が、原因は会社内における過重労働だと主張して労災だとする例もありますし、裁判までいくと当然会社側の安全配慮義務が問われることになり、会社が反論する場合には労働時間について、きちんと示さなければならないからです。
未払い残業代にしても2年の時効があっても、過去の経過がわかった方が会社として反論しやすい場合もあります。
法律的には3年だけれども、一般的な債権が10年だから10年は保存した方がよいでしょうということなのですが、3年間の起算日など細かいところは以下のようになっています。

①労働者名簿については、労働者の死亡、退職、又は解雇の日
②賃金台帳については最後の記入をした日
③雇い入れ又は退職に関する書類については、退職又は、死亡の日
④災害補償に関する書類については災害補償を終わった日
⑤賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

以上の保存については紙ベースでやれとはどこにも書いてないので、電子データでの保存も可能だと思いますが、10年前を考えてみると、フロッピーディスクなどがあったと思いますが、今はフロッピーはどこにもないと言っても過言ではないでしょう。
そのように、媒体が変化していくのがちょっと困るので、紙データでも残しておいた方が安心なのかなとも思います。
もしくは、媒体が変化するたびにデータを移し変えることをまめにする。いずれにしても記録の保存というのは、整理整頓と同じでほったらかしておくと手がつけられなくなるので、いつもまめにきちんとしておくということが最も大事なことなのでしょう。

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