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おばさん社労士の発信基地 きぼうという名の事務所です。

開業してからまる13年「発信する社労士」を目指して「独立独歩」「自主自立」の活動をつづるブログです。

議事録の作成に苦労する

私は、社労士会支部で理事を務めていますが、毎月1回行われる理事会では各理事が持ち回りで書記を務め議事録を作成します。
インフォメーションサイトの理事専用のサイトに保存して公開するため、パソコンのエクセルで作られたフォームがあり、それに作成して理事のメーリングリストで流して、各理事に確認、チェックしてもらって修正依頼があれば修正して、というような作業をします。
1年に一度ぐらい順番が回ってくるのですが、今月ほぼ1年ぶりに順番が回ってきました。
昨日、理事会があり、自分で記録したものをもとに本日は議事録づくりをしました。
はるか大昔、会社員をしていた頃、議事録はそこにいない人が会議で何が話されたかわかるように書くと教わりました。
もちろん、簡潔明瞭に読みやすくという条件がありますし、一字一句、発言者の言葉どおり書くのは録音でもしないかぎり不可能ですから、発言の趣旨を損なわないように自分の言葉で概略がわかるように書くということも教わりました。

そんなスタンスで書いていますが、この作業は意外と時間がかかります。
何故時間がかかるかというと、もともとのフォームが固定化して作られているため、はみ出したりしようとすると、自分で調整しないといけないので結構時間がかかってしまうのです。
私は、エクセルは精通しているほどではありませんが、一通り使えます。それでも、使いずらいなーと思うときがあり、今日もそんなことで時間がかかってしまいました。
やれやれと、やっと出来上がりメーリングリストで流しましたが、正しい議事録の作成の仕方ってあるんだろうかとふと、気になって調べてみました。

民間の会社などでは、だいたい、私と同意見のような感じですが、行政はどうなんだろうと、私の業界に関係のある労働政策審議会の議事録を見てみました。
すると、発言者の発言内容が多分テープおこしをしたような感じで事細かに書かれていました。
やはり、行政の場合は全てをつまびらかにするということを目指しているのでしょう。多分録音してパソコンにそれを連動させて簡単に作成しているんでしょうか。
そのあたりのIT事情については、私はよくわかりません。
私以外の理事が担当したときもそうですが、一つの議事録に修正依頼が全然なかったというのは見たことがないので、これからしばらく、修正依頼のメールがメーリングリスト上に飛び交うことになるでしょう。
というわけで、今日は少々お疲れモードですが、予定していた仕事を終わらせるため、さらにパソコンとにらめっこです。頑張れ!と自分で自分にエールを贈っております。

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