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おばさん社労士の発信基地 きぼうという名の事務所です。

開業してからまる13年「発信する社労士」を目指して「独立独歩」「自主自立」の活動をつづるブログです。

ミスをなくすためのシステムづくりは難しい。

先週、親友がチケットをとってくれてあるコンサートに行ってきたのですが、その親友はPCで仕事の資料等は作りますが、メールはしない、携帯電話も持ちたくないので持ってない人です。
従って、自宅へ電話するか、手紙、はがきなどで連絡をすることになります。
それで、その日の晩にお礼のはがきを書きました。今、52円となったのは知っていますが、私も最近はその種の用はメールで済ませることが多いので、52円切手などは手許にありません。
50円、80円はいろいろ持っています。
ちょうど、季節の梨の絵の切手がありました。それは80円切手ですが、今は封書は82円で80円は使わないし、料金の多い切手を貼るのは問題ないはず、むしろ、郵便事業株式会社さんを儲けさせてあげるのだから、いいだろうと思いそれを貼って自宅近くのポストに投函しました。
郵便事業が民営化される前までは、1日に3、4回集配に来ていたそのポストは、今や1日1回の集配となっています。収益を上げるためには仕方がないのでしょう。
それから二日後、我が家の郵便受けに件のハガキが戻ってきているではありませんか。

郵便局が貼った付箋には、戻す理由がいろいろある中で、料金不足に〇がしてあり2円の不足とありました。ご丁寧に判断した方の認印まで押してあります。
おや、おや、これって勘違いだよねー。80円切手を見て反射的に「あっ、2円足りない」と思ったのかなー。どう見てもハガキ、別にサイズが違うとか特別なことは何もないハガキです。だから、料金は52円のはず。80円貼ってあればOKでしょう?と夫に聞いてみる。
「勘違いでしょ?」と言う。
せっかく早く届くようにとその日のうちに書いて投函したのに、だめじゃん。と思ってちょっと腹がたち、記載されている電話番号に電話してみましたが、もう営業時間外でした。
テープが教えてくれた遅くまでやっているコールセンターにかけてみれば、こちらは混んでいてかかりにくいですと音声が出るばかり。

「料金足りなくないはずですって書いてまた投函しとけばいいんじゃないの?」と夫が言います。
それがいいかと、付箋の上に「料金不足ではないはずです。ちゃんと配達してください。」と書いてついでに私宛て連絡してほしいと電話番号を書いておきました。
したところ、2日後に認印の人とは別のお名前の方でしたが、お電話をくださって、特別に最寄の郵便局に早く届くように手配しました。申し訳ありません。と謝罪されました。
私としては、料金が間違っていないことの確認と、一言謝罪していただければいいと思っていたので、お礼を申し上げて一見落着となりました。

はがきが相手に届くまで何人もの人が80円切手を見ているはずなのに、何故気がつかなかったのかなーと思い、週末にたまたま来た親族にその話をしましたら、「一度、不足と判断された時点で他の人はいちいちチェックしないよ。そんなのたくさんの郵便物があるんだし、持ち場、持ち場で見る箇所は決まっているんだから無理だよ」と言います。
そうかなー。結構目立つ切手なんですよ。2円不足との付箋を見てちらっと切手も見ないかねーと思うのですが、皆さんお忙しいのでしょう。
ミスを発見するシステムって何重にもしていた方がいいと私は思うんだけど、一度烙印を押したものはみんな気にしないってことなんですかね。
効率よく仕事をするのとミスを防ぐということの両立は案外難しいのかもと思ったのでした。

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